OPS Sekolah

Beranda
Administrasi Sekolah

Pengelolaan Aset Sekolah dan Kodefikasi Sarpras

Manajemen aset sekolah adalah bagian besar dari tugas OPS. Bukan hanya soal mengisi data, tapi memastikan informasi Sarpras yang masuk benar-benar akurat, riil, dan sesuai regulasi. Data inilah yang jadi dasar perencanaan fisik, inventarisasi, dan pertanggungjawaban aset sekolah.

A. Sarpras Dapodik/EMIS sebagai Basis Perencanaan

Data Sarpras di Dapodik/EMIS bukan sekadar pelengkap. Setiap detail, mulai dari kondisi bangunan sampai inventaris, digunakan pemerintah daerah maupun pusat untuk menilai kebutuhan bantuan sekolah.

1. Input Kondisi dan Kerusakan untuk Usulan Fisik

OPS wajib menginput kondisi setiap ruangan secara aktual baik ruang kelas, lab, perpustakaan, sampai toilet. Kondisinya diklasifikasikan menjadi Baik, Rusak Ringan, Rusak Sedang, atau Rusak Berat.

Input ini otomatis menjadi dasar kelayakan sekolah menerima bantuan fisik seperti DAK Fisik atau pembangunan unit baru. Karena itu, kerusakan yang dilaporkan harus didukung foto dan keterangan teknis.

Semakin detail data kondisi ruang, semakin kuat dasar pengajuan bantuan ke pemerintah.

2. Pencatatan Aset Bergerak dan Inventaris

Selain bangunan, OPS juga mencatat aset bergerak seperti meja, kursi, komputer, lemari, hingga proyektor.

Pencatatan yang benar mencegah aset “hilang di data”, terutama saat pergantian kepala sekolah atau audit inventaris.

Hindari memasukkan aset ganda atau menghapus aset begitu saja tanpa prosedur. Ini bisa jadi temuan audit.

B. Kodefikasi Aset dan Keterkaitannya dengan Sistem BMN/BMD

Agar tertib administrasi, aset sekolah harus mengikuti standar akuntansi barang milik pemerintah. Kodefikasi memastikan setiap aset memiliki identitas unik.

1. Prinsip Dasar Kodefikasi

Kodefikasi mengklasifikasikan aset berdasarkan jenis dan kelompoknya: gedung, peralatan komputer, alat pendidikan, atau kategori lain.

Kode ini wajib mengikuti standar pemerintah (Permendagri atau BMN). Selain untuk inventaris, kodefikasi membantu dalam pelaporan nilai aset.

  1. Pastikan setiap aset bernilai besar memiliki kode unik.
  2. Gunakan kategori yang sesuai peraturan BMN/BMD.
  3. Cek konsistensi kode saat menambah atau menghapus aset.

2. Keterkaitan Data Dapodik dengan Aplikasi Inventaris Daerah

Di banyak daerah, Sarpras di Dapodik harus sesuai dengan aplikasi inventaris daerah seperti SIMAK BMN atau BMD lokal. Rekonsiliasi ini penting agar data pusat dan daerah tidak berbeda.

Ketidaksesuaian jumlah atau deskripsi aset bisa menghasilkan temuan audit serius.

OPS perlu memastikan data Sarpras padan dengan data bendahara/pengurus barang, termasuk spesifikasi, jumlah, dan kondisinya.

C. Strategi Pemeliharaan Data Aset Jangka Panjang

Data aset tidak statis. Setiap tahun ada barang masuk, ada yang rusak, bahkan hilang. OPS harus menjaga agar data tetap valid.

1. Penambahan dan Penghapusan Aset yang Tepat

Setiap aset baru yang diperoleh dari BOS/BOSP atau bantuan harus segera dimasukkan ke Dapodik/EMIS dengan tanggal perolehan yang benar.

Untuk aset rusak total, proses penghapusan harus sesuai aturan: ada berita acara, persetujuan kepala sekolah atau dinas, lalu dicatat sebagai “dihapus” bukan dihapus begitu saja dari data.

Status aset yang tidak layak harus jelas. Ini memudahkan pemerintah menilai kebutuhan bantuan pengganti.

2. Audit Fisik Periodik (Stock Taking)

Audit fisik minimal setahun sekali wajib dilakukan. OPS dan Pengurus Barang mencocokkan data di Dapodik atau aplikasi inventaris dengan kondisi fisik barang.

  1. Periksa keberadaan aset satu per satu.
  2. Cocokkan dengan data jumlah dan kodefikasinya.
  3. Catat aset yang hilang atau rusak total.
  4. Laporkan dan tindaklanjuti sesuai prosedur.

Audit fisik mencegah perbedaan data besar saat pemeriksaan BPK/Inspektorat perbedaan yang sering dianggap masalah serius.

Penutup

Pengelolaan Sarpras bukan hanya soal input data, tetapi menjaga aset sekolah agar tercatat, terawat, dan sesuai peraturan. Semakin akurat data di Dapodik/EMIS, semakin kuat posisi sekolah saat mengajukan bantuan atau menghadapi audit.

Halo! Saya adalah Operator Sekolah yang bertugas di beberapa sekolah negeri dan swasta. Sudah lebih dari 4 tahun saya menjalani peran ini, dan banyak pengalaman berharga yang saya temui. Menjadi OPS bukan cuma soal administrasi. Setiap minggu selalu saja ada hal baru: sistem berubah, aturan diperbarui, dan saya harus terus belajar serta beradaptasi. Memang, pekerjaan ini nggak selalu mudah. Kadang menguras waktu, tenaga, bahkan emosi. Tapi saya menjalaninya dengan hati. Ada lelah, tapi juga ada bangga, karena bisa ikut mendukung kelancaran administrasi pendidikan. Lewat blog ini, saya ingin berbagi pengalaman, cerita, dan ilmu seputar dunia OPS. Semoga bisa jadi referensi dan penyemangat buat rekan-rekan operator sekolah di seluruh Indonesia. Yuk, kita terus tumbuh dan berbagi bersama!