Cara Penomoran Inventaris Sekolah: Bedain Kode Aset Fisik dan Bukti Keuangan

Di sekolah, terutama sekolah negeri, urusan aset itu nggak bisa asal tulis nomor terus tempel stiker. Ada aturannya, ada hitungannya, dan ada juga dokumen keuangannya. Makanya, kita perlu misahin mana kode untuk barang fisik dan mana kode buat bukti transaksi. Biar nanti saat dicek, semuanya tetap nyambung.

Dasar Aturan dan Standar Penomoran Aset

Pengelolaan aset sekolah mengacu pada aturan pemerintah, karena barang-barang itu masuk kategori Barang Milik Daerah (BMD) atau Barang Milik Negara (BMN). Jadi format nomornya mesti mengikuti standar yang berlaku.

Aturan yang jadi acuan:

• Permendagri No. 108 Tahun 2016
• Permendagri No. 47 Tahun 2021

Dua aturan ini menjelaskan cara penggolongan, kodefikasi, dan tata cara pencatatan aset. Intinya, nomor register harus sesuai klasifikasi aset. Misal, kode untuk Peralatan dan Mesin ada formatnya sendiri.

Fokus nomor register aset (nomor inventaris):

• Nomor harus unik untuk setiap barang.
• Dirancang untuk pelacakan fisik dan laporan resmi.
• Biasanya memuat jenis aset, lokasi/ruangan, tahun perolehan, dan nomor urut. Contoh: 02-03-LAB-24-0015.

Fungsi & Struktur Nomor Bukti BNU/BKU

Berbeda dengan nomor inventaris, nomor BNU (Bukti Non-Uang) atau BKU adalah penanda transaksi. Ini bukan kode untuk barang fisik.

Apa fungsi nomor BNU?

• Membuktikan nilai barang saat dicatat.
• Menjadi dasar pencatatan pengeluaran dalam BKU dan LPJ.

Struktur nomor BNU:

• Biasanya menunjukkan waktu dan urutan transaksi.
• Satu nomor BNU bisa berlaku untuk banyak barang dalam satu faktur. Contoh: BNU.10.24.005.

Karena sifatnya transaksi, kalau BNU dipakai sebagai nomor inventaris barang, kode barang jadi tidak unik. Akhirnya laporan jadi berantakan.

Kenapa Nomor Inventaris dan Nomor BNU Harus Dipisah?

Prinsip dasar pencatatan aset yang benar adalah: kode transaksi dan kode barang tidak boleh digabung.

Risiko jika digabung:

• Tidak sesuai standar BMN/BMD.
• Kode duplikat — satu BNU dipakai banyak barang.
• Kode terlalu panjang dan bikin ribet saat nempel stiker.

Pemisahan yang benar:

• Nomor inventaris → ditempel di barang.
• Nomor BNU/BKU → dicatat di dokumen keuangan dan jadi referensi transaksi.

Solusi: Hubungkan Keduanya Lewat KIB

Biar kedua kode tetap nyambung, sekolah cukup pakai Kartu Inventaris Barang (KIB) sebagai penghubung. Di sinilah cross-reference dicatat.

KIB berisi dua kolom penting:

Dengan pola ini, penomoran jadi rapi, audit lebih mudah, dan sekolah tetap patuh pada standar yang berlaku.

Penjelasan Detail: Struktur dan Peran Dua Nomor Penting Inventaris Sekolah

Dalam pengelolaan aset sekolah, ada dua nomor yang sering bikin bingung karena mirip-mirip padahal fungsinya beda banget. Satu dipakai buat urusan transaksi keuangan, satu lagi buat identitas barang fisiknya. Kalau dua nomor ini dipahami sejak awal, pencatatan jadi jauh lebih rapi dan aman saat diaudit.

1. Nomor Bukti Berkas (BNU/BKU)

Nomor ini adalah kode untuk dokumen transaksi. Jadi fokusnya bukan ke barangnya, tapi ke bukti pembeliannya. Semua yang sifatnya perolehan, pembayaran, atau pencatatan keuangan pakai nomor ini.

Contoh kode lengkap: BNU.10.24.005

Peran utamanya: Nomor ini dipakai untuk semua barang dalam satu faktur. Jadi kalau beli 10 kursi dalam satu transaksi, semua mengacu pada nomor BNU yang sama. Nomor ini cukup dicatat pada kolom “Nomor Bukti Perolehan” di KIB.

2. Nomor Register Inventaris

Nomor ini beda total dengan BNU. Ini adalah kode unik yang ditempel di barangnya. Nomor ini yang jadi identitas fisik aset selama barang itu masih ada di sekolah.

Contoh kode lengkap: 02-03-LAB-24-0015

Peran utamanya: Nomor ini beda untuk setiap barang, walaupun belinya sama-sama dalam satu faktur. Ini yang ditempel di stiker inventaris dan dicatat di kolom “Nomor Register Inventaris” pada KIB.

3. Cara Menghubungkan Keduanya (Cross-Reference)

Kedua nomor ini bertemu di satu dokumen penting: Kartu Inventaris Barang (KIB). Tapi tetap ditaruh di kolom yang terpisah supaya fungsi masing-masing nomor tidak tertukar.

Catatan penting: Jangan pernah mencetak BNU.10.24.005 ke stiker aset fisik. BNU hanya untuk dokumen transaksi, sedangkan nomor inventaris hanya untuk barangnya.

Dengan cara ini, inventaris jadi lebih tertib, enak dilacak, dan lebih siap saat ada pemeriksaan.

Barang yang Wajib Diberi Nomor Register Inventaris

Nomor register itu bukan sekadar stiker kecil di pojokan barang. Itu identitas resmi aset sekolah, terutama yang masa manfaatnya lebih dari satu tahun. Semua barang yang tergolong Aset Tetap wajib dicatat di Kartu Inventaris Barang (KIB) dan diberi nomor fisik yang jelas.

1. KIB B: Peralatan dan Mesin

Ini kategori yang paling sering kita tempel stiker inventaris. Hampir semua perangkat yang dipakai sehari-hari masuk sini.

• Komputer dan Jaringan: PC, laptop, server, printer, proyektor, router.
• Alat Elektronik: AC, kulkas, televisi, mesin fotokopi.
• Alat Bengkel/Ukur: mesin bor, genset, alat praktik lab yang utama.
• Alat Angkutan: motor atau mobil dinas (kalau sekolah punya).

2. KIB C dan D: Gedung/Bangunan dan Jalan/Jaringan

Untuk gedung dan jaringan, penomoran biasanya di level unit ruang atau instalasi, bukan per komponen kecil.

• Gedung/Ruangan: diberi nomor di plakat atau pintu utama. Contoh: Gedung A, Ruang VII-A, Lab IPA.
• Instalasi: jaringan listrik utama, instalasi air, jaringan internet. Biasanya ditempel label di panel listrik atau switch utama.

3. KIB E: Aset Tetap Lainnya

• Buku Perpustakaan: setiap eksemplar punya nomor register, kode klasifikasi (misal DDC), dan bisa ditambah barcode kalau pakai sistem digital.
• Alat Kesenian/Olahraga: gamelan, alat musik bernilai tinggi, matras standar, atau alat olahraga yang harganya lumayan.

Barang yang TIDAK Perlu Diberi Nomor Register

Beberapa barang cukup dicatat di BKU atau persediaan saja. Mereka tidak perlu ditempeli stiker inventaris.

1. Persediaan (Barang Habis Pakai)

Barang-barang yang masa manfaatnya kurang dari setahun atau langsung habis dipakai.

• ATK, kertas, tinta printer, kapur.
• Bahan praktik habis pakai seperti bahan kimia atau bahan makanan untuk kelas memasak.

2. Aset yang Menjadi Bagian Tak Terpisahkan dari Aset Utama

Kalau barangnya hanya komponen kecil dari aset induk, cukup nomor register ditempel di aset utamanya saja.

• Contoh: RAM atau hard drive yang dibeli terpisah, tapi dipasang di PC. Nomor register cukup ditempel di unit PC.

3. Aset yang Dikecualikan oleh Regulasi

Ada beberapa aset yang memang tidak perlu diberi stiker fisik sesuai aturan.

• Tanah (KIB A): dicatat di KIB dan dibuktikan dengan sertifikat, tanpa label fisik.
• Konstruksi Dalam Pengerjaan (KIB F): baru diberi nomor setelah bangunan selesai dan ditetapkan sebagai aset tetap.

Dengan memahami kategori ini, sekolah bisa menghindari salah penomoran dan menjaga inventaris tetap rapi dan mudah diaudit.

Apakah Nomor Inventaris Harus Dibuat Permanen?

Jawabannya: iya, wajib permanen. Nomor register inventaris itu identitas seumur hidup barang. Kalau nomornya gampang hilang, lepas, atau pudar, seluruh sistem inventaris bisa kacau, dan petugas bakal kesulitan melacak barang saat pemeriksaan.

Kenapa Nomor Inventaris Harus Permanen?

Metode Supaya Nomor Inventaris Tetap Permanen

Agar nomor tidak mudah lepas atau pudar, sekolah bisa menggunakan beberapa metode berikut:

1. Stiker Aset dengan Material Khusus

• Stiker Vinyl/Polymer: tahan air, tahan gores, dan perekatnya kuat.
• Security Label (Pecah Telur): jika dilepas, label akan hancur. Cocok untuk mencegah pemindahan stiker ke barang lain.

2. Penandaan Langsung di Barang

• Engraving/Grafir: nomor diukir langsung ke logam atau permukaan alat, cocok untuk aset berat atau alat laboratorium.
• Embossed Tag: plat aluminium kecil yang sudah dicap nomor, lalu dipasang secara permanen.
• Cat Permanen: dipakai untuk bangunan, dinding, atau struktur yang tidak bisa ditempeli stiker.

Intinya: pakai metode yang bisa bikin nomor tetap menempel sepanjang umur aset. Jangan sampai label gampang hilang, mengelupas, atau pudar, karena nomor inventaris adalah kunci utama ketertiban pencatatan aset sekolah.

Kesimpulan

Sistem penomoran inventaris sekolah pada dasarnya mengatur dua hal besar: bagaimana aset dicatat secara keuangan dan bagaimana aset dilacak secara fisik. Keduanya wajib dipisah tapi tetap harus saling terhubung lewat dokumen resmi. Dengan mengikuti aturan yang berlaku, sekolah bisa menjaga inventaris tetap rapi, mudah diaudit, dan aman dari kesalahan pencatatan.

1. Dua Nomor dengan Fungsi yang Berbeda

2. Aturan Kunci dalam Penomoran Aset

• Kode aset fisik harus mengikuti standar baku (kodefikasi jenis aset + tahun perolehan + nomor urut unik).
• Nomor wajib unik untuk setiap unit barang, misalnya 02-03-LAB-24-0015 dan 02-03-LAB-24-0016.
• Nomor harus permanen, menggunakan stiker vinyl, engraving, atau metode lain yang tahan lama.
• BNU tidak boleh dicampur ke nomor inventaris karena berbeda fungsi dan melanggar standar penatausahaan.

3. KIB Sebagai Penghubung Utama

Kartu Inventaris Barang (KIB) menjadi titik temu dua jenis nomor ini. KIB memastikan nomor fisik yang ada di barang bisa ditelusuri ke bukti transaksi aslinya. Dengan begitu, pencatatan aset tetap bersih dan mudah diverifikasi.

Kalau sekolah menerapkan pemisahan nomor ini dengan benar, hasilnya adalah inventaris yang tertib, pelacakan barang yang mudah, dan akuntabilitas keuangan yang sesuai standar audit pemerintah.